Privacyverklaring PodiumPioniers

1. Wie we zijn

PodiumPioniers is een programma voor jongeren van 14 t/m 26 jaar op het gebied van theater, dans, muziek en spoken word. PodiumPioniers is een zelfstandig onderdeel van De Gelderlandfabriek, gevestigd aan Stationsweg 7, 4101 NG Culemborg. De Gelderlandfabriek is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via podiumpioniers.nl en de projecten van PodiumPioniers worden verzameld.

Contactgegevens:

• Website: www.podiumpioniers.nl
• Adres: Stationsweg 7, 4101 NG Culemborg
• Telefoon: +31 345 227227
• E-mail privacyvragen: info@podiumpioniers.nl

Mark van Dooren is de Functionaris Gegevensbescherming van De Gelderlandfabriek (waaronder PodiumPioniers valt). Voor privacyzaken kun je terecht via het mailadres mark@degelderlandfabriek.

2. Welke persoonsgegevens we verzamelen

We verwerken de gegevens die je zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het contactformulier of een aanmeldformulier voor een project, werkweek of workshop:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres en/of telefoonnummer
• Leeftijd of geboortedatum
• Naam en contactgegevens van een ouder/voogd (bij deelnemers onder de 16 jaar)
• Gegevens die je zelf vermeldt in je bericht of aanmelding (bv. motivatie, discipline, bijzonderheden)
• Beeldmateriaal: sfeerfoto’s/video’s tijdens projecten, en portretfoto’s/video’s indien je hiervoor toestemming hebt gegeven (zie hoofdstuk 4)

We verzamelen niet meer gegevens dan nodig is om je aanmelding of vraag te kunnen verwerken.

3. Minderjarigen

Een deel van onze deelnemers is jonger dan 18, en soms jonger dan 16 jaar. Voor deelnemers onder de 16 jaar vragen we, waar de wet dit vereist, toestemming van een ouder of voogd voordat we persoonsgegevens verwerken — dit geldt zeker voor het maken en gebruiken van portretfoto’s en -video’s.

Vermoed je dat we zonder toestemming gegevens van een minderjarige hebben verzameld? Neem dan contact met ons op, dan verwijderen we deze gegevens.

4. Sfeerfoto’s en portretten

Sfeerfoto’s.

Tijdens projecten, workshops en werkweken maken we regelmatig sfeerfoto’s en -video’s (bijvoorbeeld van groepen aan het werk, algemene indrukken van een activiteit). Deze gebruiken we voor onze eigen PR-uitingen: op de website, social media, in nieuwsbrieven en promotiemateriaal van PodiumPioniers en De Gelderlandfabriek.

Portretfoto’s.

Voor foto’s of video’s waarop een deelnemer herkenbaar en als individu in beeld is (portretten), vragen we per project expliciet en apart toestemming, via een vraag hierover in het aanmeldformulier. We gebruiken portretbeeld alleen als hiervoor toestemming is gegeven en alleen voor het doel dat bij die toestemming is aangegeven.

Je kunt gegeven toestemming voor portretbeeld op elk moment weer intrekken. Neem hiervoor contact met ons op via de gegevens in hoofdstuk 1; we verwijderen het beeld dan zo snel mogelijk uit onze uitingen, voor zover redelijkerwijs mogelijk (al gedrukt of verspreid materiaal kunnen we niet altijd terughalen).

Grondslag: sfeerfoto’s verwerken we op basis van ons gerechtvaardigd belang om te laten zien wat PodiumPioniers doet; portretfoto’s verwerken we uitsluitend op basis van toestemming.

5. Contactformulier

Via het contactformulier op de website verzamelen we je naam, e-mailadres, onderwerp en bericht. We gebruiken deze gegevens alleen om je vraag te kunnen beantwoorden. Het formulier wordt verwerkt via de plugin Contact Form 7 of google forms.

6. Doeleinden en grondslagen

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het behandelen van aanmeldingen voor projecten, workshops en werkweken
• Het beantwoorden van vragen via het contactformulier
• Het informeren van deelnemers over (wijzigingen in) een project
• PR en communicatie over PodiumPioniers, met inachtneming van hoofdstuk 4
• Het voldoen aan wettelijke of subsidie-gerelateerde verantwoordingsverplichtingen

Dit doen we op basis van de volgende grondslagen: uitvoering van de overeenkomst/aanmelding, toestemming (met name bij portretbeeld en bij minderjarigen), gerechtvaardigd belang (sfeerfoto’s, algemene PR) en het voldoen aan een wettelijke verplichting.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Aanmeldgegevens (naam, contactgegevens): einde van het project + 1 jaar (voor afwikkeling project)
• Contactformulier-berichten: einde van het project + 1 jaar (voor afwikkeling project)
• Sfeerfoto’s: zolang relevant voor PR-doeleinden, tenzij je bezwaar maakt
• Portretfoto’s: tot de toestemming wordt ingetrokken

8. Delen met derden

We delen gegevens alleen met derden als dat nodig is voor de uitvoering van onze activiteiten of een wettelijke verplichting, waaronder:

• De Gelderlandfabriek, als huisvestende organisatie waar PodiumPioniers onderdeel van is
• Partners of docenten die betrokken zijn bij een specifiek project (uitsluitend voor zover nodig)
• Social media- en websitediensten, bij het publiceren van (met toestemming vrijgegeven) beeldmateriaal
• Subsidieverstrekkers of gemeenten, indien wettelijk of contractueel verplicht

We verkopen geen gegevens aan derden en gebruiken ze niet voor commerciële doeleinden buiten PodiumPioniers en De Gelderlandfabriek.

9. Cookies

Ingesloten YouTube- en Vimeo-video’s.

Op de website tonen we video’s via YouTube en Vimeo. Zodra een pagina met zo’n video wordt geladen of de video wordt afgespeeld, kunnen YouTube en Vimeo cookies plaatsen en gegevens over je bezoek verzamelen, ook als je de video niet zelf start. Wat zij met die gegevens doen, staat in het privacybeleid van YouTube/Google en Vimeo. Wij hebben hier zelf geen invloed op.

Overige techniek op de website.

De website is gebouwd met de pagina-bouwer Elementor en gebruikt Contact Form 7 (contactformulier) en The Events Calendar (activiteitenoverzicht). Voor zover bij ons bekend plaatsen deze zelf geen trackingcookies voor bezoekersvolging; Contact Form 7 verwerkt wel de gegevens die je invult in het contactformulier (zie hoofdstuk 5).

Google Analytics.

Op dit moment gebruiken we nog geen Google Analytics of vergelijkbare statistiekentools. We zijn van plan dit in de toekomst wel te gaan inzetten om te zien hoe de website gebruikt wordt. Zodra dit wordt geactiveerd, vragen we hiervoor eerst toestemming via een cookiemelding, sluiten we een verwerkersovereenkomst met Google, maskeren we het laatste deel van je IP-adres en werken we deze paragraaf bij met de concrete details.

Let op: dit is gebaseerd op wat er op dit moment zichtbaar is op de website. Laat dit hoofdstuk controleren zodra er iets wijzigt aan de gebruikte plugins, video’s of trackingtools, en werk het meteen bij op het moment dat Google Analytics daadwerkelijk wordt geactiveerd — niet pas achteraf.

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging. Heb je het idee dat je gegevens niet goed beveiligd zijn, neem dan contact met ons op.

11. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• Je gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen
• Een eerder gegeven toestemming (bijvoorbeeld voor portretbeeld) in te trekken
• Bezwaar te maken tegen een verwerking, of deze te laten beperken
• Een kopie van je gegevens op te vragen in een overdraagbaar bestand

Je kunt een verzoek sturen naar info@podiumpioniers.nl. We reageren binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen kunnen we vragen je te identificeren.

Ben je het niet eens met de manier waarop we met je gegevens omgaan? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze werkwijze of wet- en regelgeving. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.